روزمرگی

بایگانی الکترونیکی اسناد توسط یک سیستم انجام می شود که به موجب آن تمام اطلاعات مبتنی بر کاغذ یک سازمان به داده های الکترونیکی تبدیل و ثبت می شود و در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می شود و به کارکنانی که در آنجا کار می کنند، از طریق مدیریت مرکزی دسترسی داده می شود. مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد صرفاً یک روش کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات کسب و کار شما است و به عنوان یک راه حل بایگانی الکترونیکی وابستگی به کاغذ را کاهش می دهد.

بایگانی الکترونیکی اسناد یک قدم به سوی شیوه ای بی نظیر برای ثبت، ذخیره، مدیریت و پرداخت اطلاعات در یک سازمان است. یک سیستم نرم افزار دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی اسناد به سازماندهی اسناد کمک می کند تا بتواند کارایی بیشتری داشته باشد، به طوری که هر سند می تواند هر زمان که لازم باشد یافت شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%84%db%8c%d9%84-%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%a8%d8%a7%db%8c%da%af%d8%a7%d9%86%db%8c-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9%db%8c-%d8%a7/

نرم‌افزار مدیریت روابط تامین‌کنندگان

مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان (SRM) می‌تواند کـار پیچیـده‌ای باشد، ولی این فرآینـد بـرای عملکـرد کلـی شـرکت از اهمیـت بالایی برخوردار است. شـرکت‌های تولیدکننـده‌ی چنـین نـرم‌افزارهــایی، محصولاتی عرضه می‌کنند که بـرای کمـک بـه اسـتحکام ایـن روابط طراحی شده‌اند.

این شـرکت‌هـا خصوصـیاتی را ارائـه می‌کنند که می‌تواند به ‌شکل تکی یا گروهی برای برآورده‌سـازی نیازهای تجارت به‌کار روند. این خصوصیات و ابزارها می‌تواننـد به مدیریت روابط تامین‌کنندگان، کاهش هزینه‌های موجـودی و مشارکت‌های میان چند سازمان، هم‌چنین سایر عناصـر کلیـدی ارتباط فروشنده-خریدار کمک کنند.

دلایل فراوانی وجود دارد مبنی بر اینکه شـرکت‌هـایی کـه قـدرت فناوری مدیریت روابط تامین‌کنندگان را مشاهده کرده‌انـد، مشـتاق هســتند کـه هزینــه‌ی مــورد نیـاز بــرای به‌کــارگیری نرم‌افزارSRM را پرداخت کنند.

یکی از دلایـل ایـن اسـت کـه نـرم‌افـزار مـدیریت روابـط تامین‌کننـدگان بـا سیسـتم‌های برنامـه‌ریـزی منـابع سـازمان (ERP) موجـود سازگاری داشته و در واقع به این سیستم‌ها کمک مـی‌کنـد پتانسیل کامل و پیش‌بینی شده‌ی خود را بازیابند.

سایر دلایل و علل روی آوردن شرکت‌ها و سازمان‌هـا به نرم‌افزار SRM عبارتند از:

• کاهش زمان چرخه در منبع یابی کالاها و خدمات
• ساده‌سازی فرآیند انتخاب تامین‌کننده مناسب
• دسترسی به عملکرد پیشین تامین‌کنندگان
• ایجاد ارتباط میان خریدار و فروشـنده، هم‌چنـین انتقـال اطلاعات به‌صورت وب
• پی‌گیری سفارش و پیش فاکتورهای خرید از طریق اینترنت
• استانداردسازی تصمیمات خرید

در این راستا برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با ارائه‌ی راه‌حل‌های جامع و موثر به نام «پرتال تامین‌کننده» یا «خدمات الکترونیکی تامین‌کننده» در این زمینه بهبودهای چشم‌گیری را ایجاد کرده‌اند.

برای افزایش سود، شرکت‌ها باید بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن، تامین‌کننده‌ی مناسب را انتخاب کنند، رابطه‌ی استراتژیک را با تامین‌کنندگان افزایش دهند و شیوه‌ی موثر با آن‌ها در تعامل باشند.

سیستم‌های مدیریت روابط تامین‌کنندگان ابزارهایی را ارائه می‌کنند که به‌واسطه‌ی آن می‌توان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین‌کنندگان توسعه داد.

این سیستم‌ها فرآیند تدارکات و خرید و تامین استراتژیک درون سازمان‌ها و بین چند سازمان را مدیریت می‌کنند. تجربه نشان داده است که شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداری را با تامین‌کنندگان خود برقرار کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%aa%d8%a7%d9%85%db%8c%d9%86%e2%80%8c%da%a9%d9%86%d9%86%d8%af%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

 تقویم رسمی کشور ما، تقویم شمسی است. اما اگر قرار های بین المللی داشته باشید یا حتی از اپلیکیشن های خارجی استفاده کنید، نیاز  به یک تقویم آنلاین میلادی دارید. در این میان گاهی هم نیاز پیدا خواهید کرد تا تاریخ های شمسی و میلادی را به یکدیگر تبدیل کنید. استفاده از تقویم آنلاین یار به شما امکان تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و بلعکس آن را می دهد. پس این تقویم را بر روی دستگاه خود داشته باشید تا در کم ترین زمان از تاریخ های میلادی و شمسی و تبدیل تاریخ شمسی به میلادی با خبر شوید.

منبع:

https://www.fardanews.com/%D8%A8%D8%AE%D8%B4-%D8%A7%D8%AE%D8%A8%D8%A7%D8%B1-2/1121284-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DB%8C%D8%A7%D8%B1-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86

مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و نتایج حاصل از آزمایشهای تجربی نشان داده است. که اگر تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، مسئولین دبیرخانه به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره هستند.

در زمانهای قدیم نگهداری و ثبت این مستندات در دفاتر اندیکاتور کاغذی انجام می شد و در عصر فناوری، استفاده از نرم افزار دبیرخانه در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری اینترنتی موجب بهینه شدن کارها در واحدهای دبیرخانه شده است.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86/

جهت ارسال فکس آنلاین، شما می توانید با ورود به حساب کاربریتان و انتخاب گزینه ارسال فکس ، متن دلخواه خود را به صورت فایل ، PDF , jpg , png و غیره بارگذاری کرده و به شماره فکس ( های ) مورد نظر ارسال نمایید .

بطور خلاصه می توان فرض کرد ، که این سرویس مانند ایمیل GMAIL و یا YAHOO شما می باشد که ورودی از دستگاه فکس رایگان و خروجی به دستگاه فکس را دارا می باشد و بدین ترتیب امکان ارسال نمابر را در هر مکان ، در هر زمان و با هر دستگاه متصل به اینترنت ( مانند کامپیوتر ، موبایل های هوشمند و … ) بدون نیاز به نصب نرم افزار و سرور ، مقدور می سازد . شما هیچگونه هزینه ای بابت مخابرات ، شماره فکس ، دستگاه فکس و غیره نداده و تنها اشتراک ماهانه پرداخت می نمایید . 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b3%d8%b1%d9%88%db%8c%d8%b3-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%a7%db%8c%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%86%d8%aa%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%9f/

صورت‌جلسه:

با تجمع و مشورت اعضا، جلسه­‌ی رسمی شکل می­‌گیرد و نشانه­‌ی تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه­‌ای است که رسمیت جلسه را موجب می‌شود. صورتجلسه نوشته‌­ای است که در آن خلاصه­‌ی گفتگوها، اظهارنظرها و مباحث مطرح شده­‌ی اعضای جلسه توسط دبیر جلسه درج می‌شود. در واقع صورتجلسه نوشته­‌ای حاوی موضوع مورد بررسی، حقایق مربوط به بحث­‌های مطرح شده، نظر اعضا، نتیجه­‌گیری و پیشنهادها و تصمیمات ارائه شده در جلسه است که به امضای تمامی اعضای جلسه می­‌رسد و دارای ارکانی به شرح زیر است:

• زمان و مکان جلسه
• ساعت شروع و پایان جلسه
• شماره جلسه
• مشخصات اعضای شرکت‌کننده و سمت آنها
• دستور جلسه
• مطرح کننده موضوع مصوبه (چه کسی موضوع را مطرح نمود؟)
• شرح موضوع مصوبه (چرا مصوبه مطرح شد؟)
• نام محل اجرای مصوبه (در کجا یا چه واحد سازمانی مصوبه اعمال می‌شود؟)
• نام مجری مصوبه (چه کسی مسئول اجرائی مصوبه می‌باشد؟)
• زمان دقیق اجرای مصوبه (در چه رمانی مصوبه انجام می‌شود؟)
• شیوه‌ی اجرای مصوبه (به چه شکلی مصوبه انجام می‌شود؟)
• پیشنهاددهنده روش اجرا (چه کسی شیوه‌ی انجام مصوبه را پیشنهاد داد؟)
• تعیین تکلیف جلسه­‌ی بعدی
• امضای شرکت­‌کنندگان

  انواع صورت‌جلسه

• صورت‌جلسه مشروح: که تمام وقایع مو به مو به صورت گزارش کتبی نوشته و تهیه می­‌شود.
• صورت‌جلسه نیمه مشروح
• صورت‌جلسه خلاصه
• صورت‌جلسه به شکل فرم: که تمام اطلاعات مورد نیاز (ارکان صورت‌جلسه) در فرم مشخصی که از قبل آماده و در اختیار واحدها قرار می‌گیرد درج می­‌گردد.

منبع:

https://hammura.com/news.cfm?id=161

استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب دارای مزایای بسیاری است. در زیر به برخی از این مزایا اشاره شده است:

۱. افزایش بهره‌وری: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، فرآیندهای اداری به صورت خودکار و با سرعت بالاتری انجام می‌شوند. این کار باعث می‌شود که بهره‌وری سازمان‌ها بهبود یابد و زمان و هزینه‌های مربوط به انجام فعالیت‌های اداری کاهش یابد.

۲. بهبود کیفیت کار: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، فرآیندها به صورت دقیق‌تر و با کیفیت بالاتری انجام می‌شوند. این کار باعث می‌شود که خطای انسانی کاهش یابد و کیفیت کار بهبود یابد.

۳. کاهش خطاها: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، خطاهای انسانی کاهش یافته و فعالیت‌ها به صورت دقیق‌تر و با کیفیت بالاتری انجام می‌شوند.

۴. ذخیره‌سازی و مدیریت آسان اطلاعات: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، اطلاعات به صورت خودکار ذخیره و مدیریت می‌شوند. این کار باعث می‌شود که دسترسی به اطلاعات آسان‌تر شود و امکان جستجو و پردازش اطلاعات بهبود یابد.

۵. افزایش تعامل و هماهنگی: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، تعامل و هماهنگی بین اعضای سازمان بهبود یافته و ارتباط بین آن‌ها ساده‌تر می‌شود.

۶. کاهش هزینه‌ها: با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، هزینه‌های مربوط به انجام فعالیت‌های اداری کاهش می‌یابد. این شامل هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی، خرید تجهیزات و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود.

در کل، استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب باعث می‌شود که فرآیندهای اداری سازمان‌ها به صورت خودکار و با کیفیت بالاتری انجام شود و امکان بهره‌برداری بهتر از نیروی انسانی و منابع موجود فراهم شود.

منبع:

https://elecomco.com/web-based-automation-system/#:~:text=%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%AA%D8%AD%D8%AA%20%D9%88%D8%A8%20%DB%8C%DA%A9,%D8%B3%D8%B1%D8%B9%D8%AA%20%D8%A7%D8%AC%D8%B1%D8%A7%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A2%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%20%D8%B7%D8%B1%D8%A7%D8%AD%DB%8C%20%D8%B4%D8%AF%D9%87%E2%80%8C%D8%A7%D9%86%D8%AF.

مراحل ارسال فکس با دستگاه 

1. نامه و اسناد ارسالی را تهیه کنید: معمولا توسط چند دفتر یا شخص در یک شرکت استفاده می شود و هرکس قادر است یک فکس ارسال شده به یک ماشین فکس را رویت کند، ایده بسیار خوبی است که برای فکس خود یک نامه همراه داشته باشید که از ارسال آن به شخص دیگر مطمئن شوید. این نامه همراه حاوی اطلاعاتی نظیر محتوای فکس، نام گیرنده و تعداد صفحات و شماره فکس گیرنده است. در صورت لزوم گیرنده باید بداند اطلاعات از طرف چه شخصی آمده و در صورت نیاز پاسخ دهد.

2. شماره فکس را شماره گیری کنید: در اینجا باید شماره فکس مورد نظر خود را شماره گیری کنید. همینطور که در تلفن های معمولی شماره گیری میکنید در این دستگاه هم به این صورت انجام می دهید. معمولا در اکثر مدل های جدید دستگاه فکس برای شماره های محلی نیاز به وارد کردن کد ندارد اما برای مسافت های طولانی لازم است کد مخصوص آن را قبل از شماره وارد کنید. گاهی در هنگام شماره گیری عدد 9 را باید قبل از شماره برای ارتباط با راه های دور وارد کنید. اما قبل از این کار مشخصات فکس خود را بررسی کنید.

قبل از وارد کردن شماره فکس اطکینان پیدا کنید که شمار وارد شده فکس است و شماره شخص مورد نظر شما است. اغلب در کارت های تجاری اعداد در کارت کنار هم قرار می گیرند و ممکن است اشتباه شماره را وارد کنید.

3. روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید: زمانی که می خواهید کاغذ را داخل فکس قرار دهید، باید در سمت سازگار آن را بگذارید. می خواهید نامه ای را اسکن کنید، اگر کاغذ را اشتباه رو به رو دستگاه قرار دهید، صفحه پشتی اسکن و ارسال میشود.قبل از اینکه فکس را ارسال کنید اطمینان نمایید که در جهت درست قرار گرفته است. در دستگاه های فکس نحوه قرار گرفتن کاغذ متفاوت بوده. بنابراین برای جلوگیری از کاغذ به شکل نادرست، جهت قرار دادن مناسب کاغذ در همه فکس ها با یک برچسب مشخص شده است. در نزدیکی قسمتی که کاغذ را میخواهید وارد کنید، به دنبال یک برچسب به شکل یک کاغذ با گوشه تا شده باشید. اگر این گوشه تا شده به صورت خطوط باشد، بدین معنی است که سمت خالی کاغذ باید به طرف شما باشد. اگر به صورت خالی باشد به این معنی است که کاغذ را باید طوری قرار دهید که سمت جلو و اصلی آن رو به شما باشد.

4. کاغذ های مناسب را برای فکس انتخاب کنید: به طور کلی این دستگاه ها با کاغذهایی با سایزهای استاندارد کار می کنند. ارسال اسناد در سایزهای غیر استاندارد ممکن است به صورت ناخوانا و فشرده شود که به فکس شما آسیب می رساند. اگر اسناد و مدارک شما در اندازه های غیر استاندارد است، بهتر است یک کپی از آیتم اول داشته باشید و نسخه کپی ان را ارسال کنید. رایج ترین کاغذ ها همانند دستگاه های فتوکپی و پرینتر A4 است.

منبع:

https://www.qmita.com/article/52/%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4-%D9%86%D8%AD%D9%88%D9%87-%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%84-%D9%81%DA%A9%D8%B3.aspx

چون کنترل دیجیتالی اسناد بسیار مفید است، بسیاری از شرکت‌ها فکس آنلاین را انقلاب بزرگ بعدی می‌دانند. راه‌های مختلفی برای ارسال فکس وجود دارد. بنابر تجهیزاتی که دارید می‌توانید از راه‌ زیر استفاده کنید:

اگر ارائه دهنده‌ی سرویس فکس انلاین شما دارای اپ iOS باشد، می‌توانید با آیفون خود فکس بفرستید. برنامه‌های تحت وب مک بوک‌ها و اپلیکیشن‌های موبایلی مثل Keynote، Pages، و Numbers بر روی تلفن‌های همراه iOS می‌توانند برای ارسال فکس مورد استفاده قرار بگیرند.

منبع:

https://daftareshoma.com/blog/ways-to-send-online-fax/

 فاکتور آنلاین، چند جز اساسی و مهم دارد:

1. شماره فاکتور

اصلی‌ترین کارکرد شماره فاکتور در فاکتورهای آنلاین، سهولت دسته‌بندی و پیگیری آن‌هاست. به علاوه اینکه این مورد در فاکتورهای رسمی بسیار حائز اهمیت است.

2. کد سفارش

کد سفارش هم از موارد مهمی است که برای سهولت امور اداری‌تان باید در فاکتور درج کنید. از این کد برای ارائه خدمات پشتیبانی به مشتری و پیگیری سفارشاتشان استفاده کنید.

3. تاریخ

تاریخ ثبت فاکتور و تاریخ سررسید، باید در فاکتورهای آنلاین ثبت شوند.

4. اطلاعات فروشنده و خریدار

مواردی مانند نام، آدرس، شماره تماس، کدپستی، ایمیل و غیره باید در فاکتور درج شوند. این موارد معمولا به صورت اتوماتیک در فاکتورهای آنلاین ثبت می‌شوند. اطلاعات شما از داده‌های ثبت شده در سیستم و اطلاعات مشتری از مشخصاتی که در فرم‌های ثبت سفارش وارد می‌کنند، گرفته می‌شود.

5. توضیحات

این بخش برای موارد خاص کاربرد دارد؛ اما معمولا فاکتور آنلاین رایگان، بخش توضیحات را قرار می‌دهند. لزوما نباید این بخش را پر کنید.

6. قیمت

قیمت تک‌تک محصولات/خدمات مبادله شده و مبلغ کل، باید در فاکتور درج شوند.

7. دکمه‌ای برای هدایت به صفحه پرداخت

اگر صدور پیش فاکتور آنلاین را جز فرایند خریدتان قرار داده‌اید و پیش‌فاکتور را قبل از انتقال مشتری به صفحه‌ی پرداخت نشان می‌دهید، حتما یک دکمه برای پرداخت مبلغ در فاکتور قرار بدهید تا کاربرها راحت‌تر به صفحه‌ی پرداخت هدایت شوند.

منبع:

https://www.parsnews.com/%D8%A8%D8%AE%D8%B4-%D8%A7%D8%AE%D8%A8%D8%A7%D8%B1-2/683599-%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D8%B1%D8%A7%D9%87%D9%86%D9%85%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D9%86%D8%AA%D8%AE%D8%A7%D8%A8-%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D8%A7%D8%A8%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%B5%D8%AF%D9%88%D8%B1-%D9%BE%DB%8C%D8%B4-%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86