آموزش نحوه ارسال فکس

مراحل ارسال فکس با دستگاه 

1. نامه و اسناد ارسالی را تهیه کنید: معمولا توسط چند دفتر یا شخص در یک شرکت استفاده می شود و هرکس قادر است یک فکس ارسال شده به یک ماشین فکس را رویت کند، ایده بسیار خوبی است که برای فکس خود یک نامه همراه داشته باشید که از ارسال آن به شخص دیگر مطمئن شوید. این نامه همراه حاوی اطلاعاتی نظیر محتوای فکس، نام گیرنده و تعداد صفحات و شماره فکس گیرنده است. در صورت لزوم گیرنده باید بداند اطلاعات از طرف چه شخصی آمده و در صورت نیاز پاسخ دهد.

2. شماره فکس را شماره گیری کنید: در اینجا باید شماره فکس مورد نظر خود را شماره گیری کنید. همینطور که در تلفن های معمولی شماره گیری میکنید در این دستگاه هم به این صورت انجام می دهید. معمولا در اکثر مدل های جدید دستگاه فکس برای شماره های محلی نیاز به وارد کردن کد ندارد اما برای مسافت های طولانی لازم است کد مخصوص آن را قبل از شماره وارد کنید. گاهی در هنگام شماره گیری عدد 9 را باید قبل از شماره برای ارتباط با راه های دور وارد کنید. اما قبل از این کار مشخصات فکس خود را بررسی کنید.

قبل از وارد کردن شماره فکس اطکینان پیدا کنید که شمار وارد شده فکس است و شماره شخص مورد نظر شما است. اغلب در کارت های تجاری اعداد در کارت کنار هم قرار می گیرند و ممکن است اشتباه شماره را وارد کنید.

3. روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید: زمانی که می خواهید کاغذ را داخل فکس قرار دهید، باید در سمت سازگار آن را بگذارید. می خواهید نامه ای را اسکن کنید، اگر کاغذ را اشتباه رو به رو دستگاه قرار دهید، صفحه پشتی اسکن و ارسال میشود.قبل از اینکه فکس را ارسال کنید اطمینان نمایید که در جهت درست قرار گرفته است. در دستگاه های فکس نحوه قرار گرفتن کاغذ متفاوت بوده. بنابراین برای جلوگیری از کاغذ به شکل نادرست، جهت قرار دادن مناسب کاغذ در همه فکس ها با یک برچسب مشخص شده است. در نزدیکی قسمتی که کاغذ را میخواهید وارد کنید، به دنبال یک برچسب به شکل یک کاغذ با گوشه تا شده باشید. اگر این گوشه تا شده به صورت خطوط باشد، بدین معنی است که سمت خالی کاغذ باید به طرف شما باشد. اگر به صورت خالی باشد به این معنی است که کاغذ را باید طوری قرار دهید که سمت جلو و اصلی آن رو به شما باشد.

4. کاغذ های مناسب را برای فکس انتخاب کنید: به طور کلی این دستگاه ها با کاغذهایی با سایزهای استاندارد کار می کنند. ارسال اسناد در سایزهای غیر استاندارد ممکن است به صورت ناخوانا و فشرده شود که به فکس شما آسیب می رساند. اگر اسناد و مدارک شما در اندازه های غیر استاندارد است، بهتر است یک کپی از آیتم اول داشته باشید و نسخه کپی ان را ارسال کنید. رایج ترین کاغذ ها همانند دستگاه های فتوکپی و پرینتر A4 است.

منبع:

https://www.qmita.com/article/52/%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4-%D9%86%D8%AD%D9%88%D9%87-%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%84-%D9%81%DA%A9%D8%B3.aspx