آشنایی با جلسه و انواع آن

صورت جلسه:

با تجمع و مشورت اعضا، جلسه­ ی رسمی شکل می­ گیرد و نشانه­ ی تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه­ ای است که رسمیت جلسه را موجب می شود. صورتجلسه نوشته ­ای است که در آن خلاصه­ ی گفتگوها، اظهارنظرها و مباحث مطرح شده­ ی اعضای جلسه توسط دبیر جلسه درج می شود. در واقع صورتجلسه نوشته­ ای حاوی موضوع مورد بررسی، حقایق مربوط به بحث­ های مطرح شده، نظر اعضا، نتیجه­ گیری و پیشنهادها و تصمیمات ارائه شده در جلسه است که به امضای تمامی اعضای جلسه می­ رسد و دارای ارکانی به شرح زیر است:

• زمان و مکان جلسه
• ساعت شروع و پایان جلسه
• شماره جلسه
• مشخصات اعضای شرکت کننده و سمت آنها
• دستور جلسه
• مطرح کننده موضوع مصوبه (چه کسی موضوع را مطرح نمود؟)
• شرح موضوع مصوبه (چرا مصوبه مطرح شد؟)
• نام محل اجرای مصوبه (در کجا یا چه واحد سازمانی مصوبه اعمال می شود؟)
• نام مجری مصوبه (چه کسی مسئول اجرائی مصوبه می باشد؟)
• زمان دقیق اجرای مصوبه (در چه رمانی مصوبه انجام می شود؟)
• شیوه ی اجرای مصوبه (به چه شکلی مصوبه انجام می شود؟)
• پیشنهاددهنده روش اجرا (چه کسی شیوه ی انجام مصوبه را پیشنهاد داد؟)
• تعیین تکلیف جلسه­ ی بعدی
• امضای شرکت­ کنندگان

  انواع صورت جلسه

• صورت جلسه مشروح: که تمام وقایع مو به مو به صورت گزارش کتبی نوشته و تهیه می­ شود.
• صورت جلسه نیمه مشروح
• صورت جلسه خلاصه
• صورت جلسه به شکل فرم: که تمام اطلاعات مورد نیاز (ارکان صورت جلسه) در فرم مشخصی که از قبل آماده و در اختیار واحدها قرار می گیرد درج می­ گردد.

منبع:

https://hammura.com/news.cfm?id=161