ضوابط مورد انتظار سیستم دبیرخانه

بخشنامه به کلیه وزارتخانه‎ ها، سازمان‎ها، مؤسسات، شرکت‎های دولتی و شرکت‎ها، سازمان‎ها و مؤسساتی که شمول قانون بر آنها مستلزم ذکر نام و یا تصریح نام است و مؤسسات و نهادهای عمومی غیردولتی و نهادهای انقلاب اسلامی که از بودجه عمومی دولت استفاده می‎کنند.
کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع‏رسانی در جلسه هفدهم مورخ ۱۲/۸/۱۳۸۲، به استناد ماده ۵ مصوبه شماره ۷۲۲/۱۳٫ط مورخ ۲۲/۴/۱۳۸۱ شورای عالی اداری موضوع ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم‏های مکانیزه در زمینه فرآیندهای عمومی دستگاه ‏های اجرایی، ضوابط و ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانه را به شرح پیوست تصویب نمود.
کلیه دستگاه‏ های مشمول این بخشنامه مکلفند در تهیه سیستم دبیرخانه آنلاین خود، ضوابط مذکور را رعایت نمایند.

اطلاعات پایه

• امکان تعریف انواع نامه مانند: نامه، فاکس، یادداشت، حکم و …
• امکان تعریف انواع طبقه ‏بندی نامه مانند : عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و …
• امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
• امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
• امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و …
• امکان تعریف انواع دبیرخانه‏ های محلی
• امکان تعریف انواع بایگانی‏های محلی
• امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه مانند: اصل، کپی و المثنی
• امکان تعریف انواع شرح رونوشت نامه
• امکان تعریف دستگاه‏ ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
• امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک
• امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه ‏ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
• امکان تعریف گروه‏ های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ‏ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
• امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان ارجاع و امکان تفویض اختیار کاربران
• امکان تعریف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده ‏شود)
• امکان تعریف پایه شاخص سال (دستور شروع سال جدید را تعیین می‏کند)
• امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه
• امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه) مانند صورتجلسات، روش ها و دستورالعمل‏های اداری، آیین‏نامه‏ ها، فرم ها و …
• امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر (دفتر تلفن) و امکان وجود تقویم به صورت شخصی و عمومی

عملیات مربوط به نامه‏ های وارده

• امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود
• نامه، نوع تحویل و …
• امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده‏، توزیع‏کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
• اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
• امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
• امکان ثبت پیوست‏های نامه
• امکان ثبت رونوشت‏های نامه
• امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی که نامه به وی ارجاع شده، تاریخ و ساعت ارجاع و تاریخ مهلت اقدام
• امکان خواندن نامه از طریق فایل و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم
• امکان ایجاد ارتباط ما بین نامه‏ های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی
• امکان ثبت نامه با شماره آزاد
• امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل دهنده
• امکان الصاق انواع ضمائم و پیوست ها شامل متن، عکس، فیلم و صدا به نامه مورد نظر
• امکان تهیه و ثبت متن هامش
• امکان هامش‏نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده (هر هامش فقط توسط شخص مورد نظر قابل رؤیت باشد و یا هامش عمومی باشد)

عملیات مربوط به نامه‏ های صادره

• امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه، نوع تحویل و …
• امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
• امکان صدور نامه‏ صادره به دستگاه ‏های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
• امکان تایپ و ویرایش نامه‏‎ ها در داخل برنامه
• امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد
• امکان تهیه پیش‏نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی
• امکان تبدیل پیش‏نویس تأیید شده به نامه
• امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه ‏هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه‏ ها
• امکان تأیید نامه صادره از طرف مقامات مربوط
• امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
• امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان
• اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره
• امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم
• امکان تعیین تعداد و نوع پیوست‏های نامه صادره
• امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده
• امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای ارائه به تحویل گیرنده

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b6%d9%88%d8%a7%d8%a8%d8%b7-%d9%88-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%af-%d8%a7%d9%86%d8%aa%d8%b8%d8%a7%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%af%d8%a8%db%8c/