ارتباط اتوماسیون اداری با سایر سیستمهای سازمانی

ابزارهای تعاملات برون سازمانی

معمولاً برای ارسال و دریافت مستندات و یا تعاملات برون سازمانی ابزارهای مختلفی نظیر نمابر و یا پست الکترونیک وجود دارند. اتوماسیون ها ارتباطات پر رنگی با این قبیل از ابزارها داشته و از آ ن ها در درون خود استفاده می نمایند. در این راستا معمولاً نرم افزار اتوماسیون اداری در درون خود بخش هایی برای ارسال، دریافت و یا توزیع نمابر در نظر می گیرند. علاوه بر این معمولاً از بسترهایی نظیر پست الکترونیک نیز برای دریافت و یا ارسال مستندات و یا مکاتبات استفاده می نمایند و برای گردش اطلاعات دریافتی از طریق پست الکترونیک در درون سازمان راه حل های مختلفی عرضه می کنند.

معمولاً در حوزه های سازمان های دولتی ابزارهای دیگری نیز به این مجموعه اضافه می شوند که در حوزه دولت استفاده می شوند؛ الزام به پشتیبانی از آن ها دارند؛ برخی از این ابزارها عبارتند از: سامانه پیام دولت برای تبادل مکاتبات بین سازمانی از طریق شبکه دولت، سامانه رصد برای پیگیری مکاتبات بین سازمانی در مجموعه دولت، سامانه شمس برای تولید شناسه ملی سند، پشتیبانی از استاندارد ECE برای تبادل مکاتبات اداری مابین سازمان ها.

فرآیندهای مرتبط با ارباب رجوع سازمانی

تسهیل فرآیندهای مرتبط با ارباب رجوع معمولاً یکی از حوزه های اصلی در اتوماسیون اداری سازمانی است. در این سیستم ها جهت تسریع و تسهیل این فرآیندها مکانیزم های مختلفی تعبیه می شود. این مکانیزم ها طیف وسیعی را در برمی گیرند؛ از قبیل: استفاده از مکانیزم های مبتنی بر پیامک، ایجاد فرم های سازمانی برای کاهش مراجعه حضوری ارباب رجوع به سازمان ها (برای ثبت و پیگیری درخواست ها) با عناوین مختلف از قبیل میز خدمت و … .

ارتباط با سایر سیستم های سازمانی

از آن جایی که اتوماسیون ها دارای بیشترین ضریب نفوذ در بدنه یک سازمان خواهد بود؛ ارتباط آن با سایر سیستم ها به جهت دسترسی به طیف وسیعی از کاربران از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به طوری که در بسیاری از سازمان ها عملاً اتوماسیون اداری تبدیل به دریچه واحد کاربران سازمانی به اطلاعات و اسناد سازمانی خواهد بود. از این لحاظ نرم افزار های  اتوماسیون اداری دارای قابلیت های متعددی برای ارتباط با سایر سیستم های سازمان از طرق مختلف چه در سطح داده و چه در سطح سرویس خواهند بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9