یادداشت های اداری چیست؟

به نوشته هایی می گویند که تمام ویژگی های نامه های اداری را ندارد. در شرایطی مسئول ذیصالح به منظور سرعت بخشیدن به کاری، یا توقف کاری می تواند آنچه مورد نظرش است، به صورت یادداشت اداری به مقام دیگر بنویسد و درخواست کند.

• نامه های صادره :شامل نامه هایی است که از یک سازمان به سازمان دیگر فرستاده می شود.
• نامه های وارده :شامل نامه هایی است که از سازمانهای و یا افراد دیگر وارد سازمان شده است.
• اسناد محرمانه :شامل اسنادی است که برمال کردن و افشای آن غیر مجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده یا این که

همه افراد مجاز به آگاهی از آنها و یا باز کردن آنها نباشند. محل توزیع و ثبت نامه های محرمانه اداره حراست است.

 انواع اسناد محرمانه

1. اسناد به کلی سری: افشای غیر قانونی آن باعث خسارت جبران ناپذیری می شود.
2. اسناد سری: اسنادی که امنیت جامعه و کشور را از بعد اقتصادی فرهنگی آموزشی بررسی می نماید.
3. نامه های خیلی محرمانه: افشای زودهنگام آن باعث ضرر و زیان شده و یا اگر منافعی برای بیگانگان یا افراد ناصالح
   داشته باشد باعث سوء استفاده آنها می شود.
4. نامه های محرمانه: اهمیت و اثر آن از نامه های خیلی محرمانه کم تر است و به مسائل و منافع افراد و اشخاص مربوط است که الزم نیست سایر افراد از موضوع آن باخبر شوند، بدیهی است نوع آن در پشت پاکت با مهر مشخص می شود.

حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. میتوان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران(اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی (نظیر سیستم های مدیریت اسناد) هستند.

نکته : بدیهی است که طریقه نگهداری اسناد محرمانه با دیگر نامه ها تفاوت دارد و مسئولیت ثبت و نگهداری این گونه نامه ها در دفتر بایگانی نمی باشد بلکه در دفتر حراست هر اداره می باشد و تا هر زمانی که الزم باشد نگهداری می شوند و چنانچه قرار باشد به سازمان دیگری فرستاده شود باید در دو پاکت با الیه سیاه ارسال شود که در یک پاکت مخصوص دفتر حراست و یک پاکت مخصوص گیرنده نامه است. به اسناد محرمانه اسناد طبقه بندی شده هم گفته می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b