شرح وظایف امور دفتری چیست؟

شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی:

• همکاری با مقام مافوق برای نظارت بر کار متصدیان امور دفتری و بایگانیو ماشین نویسان
• بازبینی ضمائم نامه های صادر و وارده
• تحویل گرفتن نامه ها و دادن رسید به نامه رسان
• نظارت بر ثبت اطلاعات در سیستم رایانه دبیر خانه ،شامل نامه های صادره و وارده و ارجاعات و همکاری با متصدیان در صورت لزوم
• نظارت بر نحوه بایگانی پرونده ها ،نامه ها و سایر اوراق در پرونده های مربوطه و ارائه راهنمایی های لازم بر طبق مقررات و اصول بایگانی
• نظارت بر نحوه ارسال نامه ها و مدارک به خارج از سازمان ،شامل آماده سازی آنها از لحاظ شمارش ورق،لاک ومهر و سایر تمهیدات ضروری
• توزیع نامه های ارجاعی از سوی مقامات سازمان بین افراد ذیربط
• توزیع کار بین ماشین نویس ها و تحویل گرفتن کارهای تایپ شده از آنان
• ارائه گزارش عملکرد واحد بایگانی ،دبیر خانه و ماشین نویسی به مقام ما فوق به صورت ادواری
• انجام امور مربوط به ارسال و تحویل نامه های محرمانه از قبیل ثبت مشخصات،شماره گزاری،بایگانی و…
•  راهنمایی ماشین نویس ها از نظر رعایت اصول مربوط به نامه نگاری و ماشین نویسی
• انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق

استفاده از نرم افزار های اتوماسیون اداری آنلاین، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار بایگانی و… برای سازمان ها و افزایش راندمان آن ها پیشنهاد می شود.

شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:

• ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های صادره و وارده در سیستم مکانیزه دبیر خانه
• ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس یا سیستم مکانیزه دبیر خانه
• بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
• ورود اطلاعات نامه های اداری مربوط به مرکز از طریق سیستم مرکزی
• بایگانی نامه ها و مدارک پیوست آنها با توجه به دستور العمل بایگانی در پرونده های مربوطه
•  تشکیل پرونده های جدید برای نامه هایی که مسبوق به سابقه نیست و ثبت مشخصات پرونده های جدید و درج کد در دفتر راهنمای بایگانی
• ارسال پرونده و سوابق برای افراد درخواست کننده وثبت در کارت بایگانیبه منظور کنترل پرونده های خارج از بایگانی و دریافت رسید
• به هنگام نگه داشتن سالیانه پرونده های بایگانی و طبقه بندی آنها به پرونده های جاریو نیمه جاری و راکد
• انجام سایر امور محوله از جانب مقام ما فوق

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a7%d9%85%d9%88%d8%b1-%d8%af%d9%81%d8%aa%d8%b1%db%8c/